כמה דרכים שיעזרו לכם לנהל את הזמן בצורה נכונה יותר

"הלוואי והיו עוד כמה שעות ביממה", גם אתם שמעתם את המשפט הזה אינספור פעמים?
איך אפשר להסביר את העובדה שבאותו פרק זמן בדיוק, יש כאלה ששוכבים במיטה ולא עושים כלום, יש כאלה שמתזזים בלי סוף בעבודה, יש כאלה שנמצאים בדייט עם בן או בת הזוג ויש כאלה שצוללים למעמקים? 

מה זה לנהל את הזמן?

ההגדרה היא ניהול ותכנון מדויק של חלוקת הזמן בין הפעילויות השונות.
ניהול נכון של הזמן נותן לנו את האפשרות לעבוד בצורה חכמה יותר ולא קשה יותר, גם במצבים בהם יש המון עבודה ולא הרבה זמן.
ניהול כושל של הזמן פוגע בתפוקות, מגביר את הלחץ, ופוגע בתוצאות.

מה היתרונות?

לפני שנכנס לעומקו של הנושא, תאוריות, טכניקות וגישות, חשוב ביותר להדגיש למה ניהול נכון של הזמן הוא חשוב מלכתחילה. 

ניהול טוב ונכון יכול לעזור לכם בהרבה מישורים:

  1. שם ומוניטין מקצועי טובים יותר.
  2. הפחתה של הלחץ,כלומר כשאתם עומדים בדברים שהתחייבתם אליהם זה מפחית לכם את רמות הלחץ שאתם מרגישים. 
  3. ניצול אפשרויות לשיפור ולהתרחבות.
  4. יותר אפשרויות להגיע ליעדים חדשים – כשאתם מנהלים את הזמן שלכם בצורה חכמה, באופן טבעי אתם עומדים ביעדים שלכם.
    המנהלים, תלמידים והעובדים שלכם יראו את זה, יתנו לכם משוב חיובי ומפרגן ויפתחו בפניכם אפשרויות שלא ידעתם עליהן.
  5. זמן פנוי – כשאתם מנהלים את הזמן שלכם בצורה נכונה, יתפנה לכם זמן בחיי היומיום.
    איך? בגדול תצטמצם משמעותית כמות הזמן שאתם מבזבזים כל כיבוי שריפות ועל הפעילויות הלא נכונות.

 

מהם העקרונות לניהול זמן נכון?

להגדיר נכון מטרות:

כדאי מאוד להגדיר מטרות בצורה שתועיל לכם. אחד המודלים היותר נפוצים ויעילים לקביעת מטרות הוא מודל SMART:

S – SPECIFIC- המטרה צריכה להיות מאוד ברורה וספציפית.

M – MEASURABLE – צריכה להיות לכם האפשרות למדוד את ההתקדמות שלכם.

A – ACHIEVABLE – מטרה שיש ביכולתכם להשיג

R – RESPONSIBLE – מטרה שהצלחתה תלויה רק בכם ולא באחרים

T – TIME – המטרה צריכה להיות מוגדרת בזמן


להגדיר סדרי עדיפויות:

לפי ספרו של סטיבן קובי, אחד מעקרונות הליבה הבסיסיים לניהול נכון של הזמן הוא לעשות סדר עדיפויות בין מה שחשוב ומה שדחוף.
לפי העקרון הזה כל מטלה צריכה להיכנס לאחת מהכותרות הבאות:

דחוף וחשוב- אלו משימות שלא סובלות דיחוי וצריכות להתבצע במיידי.
למשל: הגשת עבודה למרצה או מסירת פרויקט ללקוח.

חשוב ולא דחוף- מדובר בדרך כלל במשימות הקשורות להתפתחות, צמיחה והתייעלות.
לפי גישתו של סטיבן קובי זו הקטגוריה הכי חשובה, לכן המשימות האלה צריכות להופיע ביומן לפני הכל. למשל: בילוי משפחתי עם הילדים ובן/בת הזוג.

דחף ולא חשוב- במצבים כאלה השיטה הטובה ביותר היא האצלת סמכויות ולהעביר למישהו אחר את האחריות לביצוע המשימה למשל: דו"חות שצריך להכין שאפשר להעביר לרואה החשבון שלכם.

לא חשוב ולא דחוף- אלו הדברים שמבזבזים לנו את הזמן ולא תורמים לכלום.
ההמלצה של סטיבן קובי היא פשוט לברוח מהן ולהימנע מהן ככל האפשר. למשל: צפיה בטלוויזיה.


הגדירו זמן לכל משימה:

קביעת זמנים יכולה מאוד לייעל את תהליך העבודה.
השקעה קטנה של מחשבה על השאלה "כמה זמן אני רוצה וצריכה להשקיע בזה", יכולה לעזור לכם בזיהוי בעיות פוטנציאליות שעלולות לגזול הרבה זמן.
בצורה כזו, תוכלו לחשוב על דרכים לפתרון כך שברגע האמת תהיו מוכנים.

אם אתם עובדים בחברת סטארט – אפ למשל ואתם עובדים על אפליקציה חדשה, בהגדרת הזמן קחו בחשבון את הזמן שייקח לטפל בבעיות ולתקן תקלות, כך שתוכלו להימנע מלקוחות ומשקיעים מאוכזבים בגלל תאריך השקה שנדחה.

דוגמא נוספת היא בתחום הלימודים, אם יש לכם עבודת סמינריון להגיש ואתם יודעים שתצטרכו 5 שעות מחקר ו3 שעות כתיבה, תכננו את הזמן שלכם כאילו תאריך ההגשה הוא שבוע קודם ובצורה כזו יהיה לכם מספיק זמן לכתוב בצורה מעניינת ולתקן במידת הצורך.


הגדירו הפסקה בין משימה למשימה:

להיות מפוקסים וחדורי מוטיבציה במשך המון שעות ברציפות זה כמעט ולא אפשרי.
אם אתם כל הזמן מבצעים משימות בלי הפסקה, לא תוכלו להישאר יעילים, אנרגטיים ומרוכזים לאורך זמן.
לאחר כל משימה קחו לכם קצת זמן לנוח ולהתרענן מעט, מדיטציה, הליכה ואפילו מנוחת צהריים קצרה יכולים להיות בוסט רציני לתפקוד יעיל בהמשך היום.

יתרה מכך, חשוב להכיר את עקרונות הגל הירוק והגל האדום, אלו בעצם הזמנים בהם האפקטיביות שלכם גבוהה ונמוכה. אלו לא זמנים קבועים, הם משתנים מאדם לאדם וכל אחד מכיר את עצמו. מתי אתם יותר אפקטיביים? בבוקר? בצהריים? או דווקא בערב?
בנוסף לכך, עקרונות הגלים מתייחסים גם לרצף העבודה וההפסקה.
כשאנחנו עובדים על הגל הירוק העבודה זורמת, יש לנו אנרגיה ואנחנו חדים.
בעוד שאנחנו שמים לב שהעבודה נעשית איטית והדברים לא זורמים כמו שהיינו רוצים, סימן שנכנסנו לגל האדום וזה בדיוק הזמן לעשות הפסקה של כמה דקות.

 

 תהיו המנהלים של עצמכם:

בואו נדבר דוגרי, אנחנו לא באמת שולטים בזמן ובקצב ההתקדמות שלו.
לכן, כשאנחנו מדברים על ניהול נכון של הזמן הכוונה היא בעיקר לניהול עצמי, כדי להצליח לעשות את זה אתם צריכים לשלב ביומן שלכם מטרות לטווח ארוך.
תכתבו את האירועים והתאריכים האחרונים החשובים ביותר ולפי זה תבנו את סדר היום שלכם. תחליטו מתי אתם רוצים לעשות משימות מוגדרות, אם למשל יש לכם פגישה מחוץ לעיר עם לקוח, אתם צריכים לוודא שהזמן שאתם מפנים לזה פנוי גם אצלו.


סננו משימות או פעילויות לא חשובות:

המטרה בניהול נכון של הזמן שלכם היא לא איך להכניס את כל מה שאני רוצה לעשות, אלא איך אני מורידה פעילויות לא חשובות ולא הכרחיות.
הוצאה שלהם מהיומן שלכם יפנה לכם מקום ביומיום וישפר לכם את מצב הרוח.


תכננו את יום המחר:

אחרי שעמדתם בכל העקרונות שאמרנו, תיעדפתם משימות, הגדרתם לעצמכם זמני עבודה ומנוחה, זה הזמן לתכנן את מחר.
ההמלצה היא שבסוף כל יום תדעו בדיוק מה מתוכנן למחר, איזה משימות צריכות להתבצע ומה צריך להסתיים?
כדאי בסוף היום לשבת ולכתוב 3 משימות או פעילויות עיקריות שאם הן יבוצעו מחר, תהיו מרוצים.